Rekisteriseloste
Rekisterin ylläpitäjä
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry
Y-tunnus: 0213504-8
Mikonkatu 8 A, 5. krs
00100 Helsinki
puh. 09 315 45554
Rekisteriasioista vastaava:
Emmi Ylijoki
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry
Mikonkatu 8 A, 5. krs
00100 Helsinki
puh. 09 315 45554
Rekisterin nimi
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry:n jäsenrekisteri.
Jäsenrekisteriä ylläpitää Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry, ja se koostuu jäsenrekisteristä ja siihen liittyvästä sovelluksesta, jossa jäsen voi asioida sähköisesti. Sähköisen asioinnin tiedot siirtyvät joko sellaisenaan rekisteritiedoiksi tai sen jälkeen, kun rekisterin ylläpitäjän käsittelijä ne hyväksyy.
Rekisterin pitämisen peruste
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry:n tarkoitus ja toiminta määritellään liiton sääntöjen toisessa ja kolmannessa pykälässä. Liiton tarkoituksena on valvoa ja kehittää jäsentensä työsuhteen ehtoja, ammatillisia ja sosiaalisia etuja sekä parantaa heidän työhyvinvointiaan, edistää Kelan palveluksessa olevien toimihenkilöiden ja sosiaalivakuutuksen alalla työskentelevien henkilöiden ammatillista järjestäytymistä sekä vahvistaa jäsentensä keskinäistä yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi liitto muun muassa käy työsuhteen ehtoja koskevat neuvottelut, solmii jäseniä koskevia työehto- ja muita sopimuksia, järjestää koulutus-, tiedotus- ja neuvontatilaisuuksia ja harjoittaa tiedotustoimintaa.
Eu tietosuoja-asetuksen mukaiset yleiset edellytykset rekisterille ovat
- Yhdistyslain mukaiset edellytykset
- Henkilötiedot: sukunimi, etunimet, kutsumanimi, edellinen nimi (tietoa ei ole päivitetty enää sähköisessä liittymislomakkeessa), henkilötunnus, postikieli, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, toinen lähiosoite (työ), lisäosoite (työ), postinumero (työ), postitoimipaikka (työ), kotipuhelin, työpuhelin, matkapuhelin, sähköposti1 (johon toivotaan liitosta tuleva posti) ja sähköposti2
- Säännöissä määriteltyjen tehtävien hoitamiseksi kerättävät tiedot
- äidinkieli, kansalaisuus, markkinointiesto, ammattinimike, koulutusala, henkilöstöedustukset, sukupuoli, jäsenjärjestön ja -yhdistyksen määrittelemät luokitustiedot, alueyhdistyksen tiedotettaviin kuuluminen
- Jäsenyystiedot: liittoon liittymispvm, jäsenyhdistys, jäsenyhdistykseen liittymispvm, jäsenlaji, jäsenlajin alkupäivä, jäsennumero, työttömyyskassa, työttömyyskassaan liittymispvm, järjestöyksikköhistoria, sopimusala
- Työnantajatiedot: työnantajan nimi, y-tunnus, työpaikan nimi, työsuhteen alku- ja loppupvm, työsuhteen toimiala, asema työsuhteessa, palvelussuhteen laji
- Jäsenmaksutiedot: maksajan maksupäivä, jäsenmaksun tilittäjä, jäsenmaksun alku- ja loppupvm, summa
- Luottamustehtävät: järjestötehtävät ja luottamustehtävät Ammttiliitto Kelan toimihenkilöt ry:ssä ja STTK:ssa
- Jäsenmaksujen perintä
- Työttömyyskassa Aarian jäsenyys ja työttömyyskassaetuudet.
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry:n verkkosivulla henkilötietoja kerätään sähköisillä lomakkeilla. Tarvittavat tiedot tapahtuma- ja koulutusilmoittautumisista, stipendin hakemisesta, lomaosakevarauksista sekä yhdistykseen annetusta palautteesta ja jäsenten tiedusteluista tallennetaan määräajaksi (kuusi vuotta) liiton järjestelmään, jonka jälkeen ne tuhotaan. Tietoja kerätään yhdistyksen ja jäsenen välisen jäsensuhteen hoitoon ja ylläpitoon.
Rekisterin tietosisältö
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry:n henkilöjäsenet.
Rekisterin tietolähteet
Henkilöjäsen, työnantajat, jäsenmaksujen tilittäjät, Työttömyyskassa Aaria, Väestörekisteri, Posti, jäsenjärjestöt ja jäsenyhdistykset.
Henkilötietojen luovutukset
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry ilmoittaa verottajalle suoritetut jäsenmaksut sähköisessä muodossa.
Tietoja luovutetaan vakuutusedun tarjoajalle vakuutussopimuksen nojalla: jäsennumero, nimi, osoite, henkilötunnus. Luovutuksen perusteena on jäsenen antama suostumus. Tietoja luovutetaan sähköisesti/paperimuodossa sekä teknisen tietoliikenne/käyttöyhteyden avulla.
Tietoja luovutetaan työttömyyskassalle sähköisesti/paperimuodossa sekä teknisen tietoliikenne/käyttöyhteyden avulla.
Tietoja luovutetaan tilitoimistolle kulukorvausten, palkkioiden ja stipendien maksatusta varten.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, jos henkilö on kieltänyt luovutuksen.
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry ei siirrä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry toimittaa alueyhdistyksille, Nuorisotoimikunnalle ja Esimiestoimikunnalle heidän toimintaansa koskevat jäsenluettelot sähköisesti/paperimuodossa.
Jäsenen oikeus tulla unohdetuksi
Jäsenellä on oikeus tulla unohdetuksi, jolloin kaikki hänen rekisteritietonsa poistetaan. Jäsenmaksuasioihin liittyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain määräajat huomioiden.
Rekisterin suojaus
Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry:n ja rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedot on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisterissä olevat tiedot säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen 10 vuotta.
Tietosisällön käsittelijät
Rekisteritietoihin on pääsy ja palvelimella olevia tietoja käyttävät tehtäviensä mukaisesti Ammattiliitto Kelan toimihenkilöt ry:n henkilöstö, joilla on pääsy liiton henkilöjäsenten tietoihin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Jäsenet pääsevät itse muuttamaan omat yhteystietonsa.
Tarkastusoikeus
Henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot sekä saada niistä kopio pyydettäessä (EU-tietosuoja-asetus).
Tiedon korjaaminen
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Tämä seloste on hyväksytty Kelan toimihenkilöt ry:n hallituksessa 23.5.2018. Päivitykset on käsitelty Kelan toimihenkilöt ry:n hallituksessa 18.3.2019.